# استغلال التراخيص (Licence Utilisation)

> نسبة التراخيص المستعملة فعلًا خلال الفترة، إلى إجمالي التراخيص المشتراة والمدفوعة.

- **المجال:** تقنية المعلومات (IT Operations)
- **الوحدة:** %
- **تكرار القياس:** ربع سنوي
- **الاتجاه المرغوب:** أعلى أفضل
- **النوع:** قائد (Leading)
- **الرابط:** https://kpihub.co/k/it-license-utilization

## الهدف

كشف المال المدفوع مقابل برامج لا يفتحها أحد، وهو أسهل توفير في موازنة التقنية وأكثرها إغفالًا.

## لماذا هو مهم

- التراخيص تُشترى مرة وتُجدَّد آليًّا سنوات بلا مراجعة
- الترخيص غير المستعمل يكلّف كالمستعمل تمامًا، والفارق كله ربح ضائع
- المراجعة الواحدة قد توفّر أكثر من مشروع كفاءة كامل

## المعادلة

```
Licence Utilisation % = (Licences used in period ÷ Licences purchased) × 100
```

«مستعمل» يحتاج تعريفًا: فتح واحد في تسعين يومًا ليس استعمالًا. حدّد عتبة استعمال حقيقي، وإلا بدت كل التراخيص مستعملة وبقي الهدر مخفيًّا.

## مثال محسوب

‏2,710 ترخيصًا مشترى، استُعمل 1,940 استعمالًا حقيقيًّا في الربع. الحساب: (1,940 ÷ 2,710) × 100 = 71.6%، و770 ترخيصًا يُدفع ثمنها بلا استعمال.

## النطاق الاسترشادي

فوق 90% وضع منضبط، وتحت 75% يعني مراجعة مؤجَّلة منذ سنوات. والمئة بالمئة ليست الهدف: هامش صغير للنموّ مقبول ومقصود.

## تحليل الاتجاه

- انخفاضها بعد موجة مغادرات يعني حسابات لم تُغلق مع خروج أصحابها
- ثباتها المنخفض عبر الأرباع يعني تجديدًا آليًّا بلا مراجعة
- ارتفاعها بعد إعادة توزيع التراخيص أثر فوري وقابل للقياس بالمال

## أسئلة تشخيصية

- ما عتبة الاستعمال الحقيقي؟ وبدونها لا يوجد قياس
- متى يُجدَّد أكبر عقد تراخيص؟ المراجعة قبله بثلاثة أشهر لا بعده
- كم ترخيصًا يخصّ مستخدمين غادروا الشركة؟

## نصائح عملية

- راجع قبل موعد التجديد بثلاثة أشهر، فبعده تكون مقيّدًا لسنة
- اربط إغلاق الحساب بخروج الموظف آليًّا، فهو أصل أغلب الهدر
- حدّد عتبة استعمال مكتوبة، وإلا صار الرقم بلا معنى

## العرض المناسب

- أعمدة بالمنتج للاستغلال مع التكلفة السنوية
- توزيع أيام آخر استعمال
- جدول عقود التجديد بتواريخها ونسبة استغلالها

## تحذيرات وفخاخ

- عتبة استعمال فضفاضة تجعل ترخيصًا مهجورًا يبدو مستعملًا
- خفض التراخيص بلا هامش نموّ يوقف توظيفًا أو مشروعًا لاحقًا
- المراجعة بعد التجديد تفقدك سنة كاملة من التوفير

## أثر التغيير

- إلغاء أو إعادة توزيع 770 ترخيصًا غير مستعمل توفير مباشر يظهر في الربع التالي
- الربط الآلي بين خروج الموظف وإغلاق الحساب يمنع تراكم الهدر من جديد
- المراجعة قبل التجديد تحوّل التفاوض مع المورّد من تجديد إلى قرار

## احسبه في أداتك

### Excel

```excel
=COUNTIFS(Lic[UsedInPeriod],"Yes") / COUNTA(Lic[LicenceID])
```

### Power BI (DAX)

```dax
Licence Utilisation % =
DIVIDE (
    [Licences Used],
    [Licences Purchased]
)
```

### Tableau

```
SUM( IF [Used In Period] THEN 1 ELSE 0 END ) / COUNT([Licence ID])
```

### SQL

```sql
SELECT product,
       COUNT(*) FILTER (WHERE sessions_in_period >= :usage_threshold) * 100.0
         / NULLIF(COUNT(*), 0)                                  AS utilisation_pct,
       SUM(annual_cost) FILTER (WHERE sessions_in_period < :usage_threshold) AS wasted_cost,
       MAX(renewal_date)                                         AS renews_on
FROM   software_licence
GROUP  BY product
ORDER  BY wasted_cost DESC;
```

---

المصدر: [KPIHub](https://kpihub.co/k/it-license-utilization) · مرجع عربي مجاني لمؤشرات الأداء.